求
求職者／潛在候選人
透過 QR Code 或連結進入，查詢、提交資料及登記活動。
找不到符合「」的章節
試試：QR · 活動 · CRM · 提醒 · 權限
Chapter 01
項目背景
一句話
建立以單一官方 WhatsApp Business 帳號為主要對外溝通渠道嘅招募系統。
求職者可以做什麼？
查詢保險職位
提交求職申請
登記招募活動
接收活動／面試提醒
與招募團隊溝通
WhatsApp 作為前端渠道；背後連接客戶資料庫、CRM 及活動系統，完成資料收集、分流、報名及跟進。
Chapter 02
項目目標
減少人手處理重複查詢
縮短等候回覆時間
自動化申請資料收集
集中管理候選人資料
自動活動報名及提醒
提升出席率及轉換率
多團隊共用一個 WhatsApp
QR Code 識別來源及團隊
Chapter 03
主要使用者
顧
招募顧問／團隊成員
查看獲分配求職者、跟進進度及接手 WhatsApp 對話。
主
團隊主管
查看所屬團隊求職者、活動成效及團隊表現。
HR
人力資源及招募管理
管理所有候選人、活動、流程及報表。
管
系統管理員
帳戶權限、系統設定、FAQ、WhatsApp 範本及資料管理。
Chapter 04
整體使用流程
1
掃描 QR Code指定團隊／活動／渠道入口
2
開啟官方 WhatsApp同一 Business 帳號
3
系統識別來源記錄所屬團隊或宣傳渠道
4
歡迎訊息 + 功能選單
5
自動答問或收集資料FAQ / 申請表 / 活動選擇
6
寫入 CRM／後台來源、團隊、負責人
7
活動 API 查名額 + 報名確認訊息回 WhatsApp
8
定時提醒活動前／面試／跟進
9
出席記錄 + 後續跟進階段推進至面試／入職
Chapter 05
功能需求
5.1 WhatsApp 統一入口 多渠道進入 · 單一帳號 · 來源追蹤 ▼
進入渠道
團隊 QR Code
活動 QR Code
Click-to-WhatsApp
公司網站
網上廣告
社交媒體
實體宣傳品
功能要求
- 所有入口連至同一官方帳號
- 獨立識別參數
- 記錄求職者來源
- 識別團隊／活動／渠道
- 自動歡迎訊息
- 清晰功能選單
5.2 自動招聘查詢及問答 FAQ · 可選 AI · 轉人工 ▼
可查詢內容
工作性質入職要求學歷
保險牌照培訓工作時間
收入模式佣金晉升
福利活動面試流程
所需文件地點兼職
應屆生
系統要求
- 預設 FAQ 回覆
- 可選 AI 語意理解
- 只答已批准知識庫內容
- 無法回答時轉人工
- 完整對話記錄
- 管理員維護 FAQ
5.3 求職申請資料收集 逐步問答 · 驗證 · 申請編號 ▼
建議收集欄位
- 中／英文姓名
- 手提電話、電郵
- 年齡或出生年份
- 居住地區、最高學歷
- 現職、工作經驗
- 保險／金融經驗、牌照
- 可開始工作日期
- 有興趣團隊／活動
- 履歷表、個人資料同意
功能要求
- 逐步問答收集
- 必填／選填、格式驗證
- 防重複提交
- 確認及修改資料
- 產生申請編號
- 自動寫入 CRM + 來源
- 可支援文件上載
5.4 CRM 求職者管理 中央候選人庫 · 階段 · 指派 ▼
資料頁欄位
- 基本資料、WhatsApp 號碼
- 來源、團隊、負責人
- 對話／申請／活動／出席
- 面試、備註、標籤
- 跟進狀態、最後／下次聯絡
- 同意及退訂狀態
建議招聘階段
新查詢
已開始申請
已完成申請
待聯絡
已聯絡
已登記活動
已出席活動
未有出席
已安排面試
已完成面試
已發出邀請
已加入
暫停跟進
不合適
已流失
CRM 功能
- 搜尋、篩選、指派
- 備註、更新階段
- 查看 WhatsApp 對話
- 匯出 Excel／CSV
- 批量更新、跟進任務
- 完整操作記錄
5.5 活動查詢及 WhatsApp 報名 API 名額 · 防超額 · 確認訊息 ▼
報名流程
選活動報名→
API 取活動→
顯示資料→
查名額→
確認資料→
提交報名→
WA 確認
活動資料欄位
- 名稱、內容、日期時間
- 地點、主辦團隊、語言
- 剩餘名額、截止時間
- 活動編號
功能要求
- 公司 API 取資料
- 即時名額、防超額
- 防重複報名
- 更新 CRM + 確認訊息
- 滿額顯示其他活動
- 可選候補／取消更改
- API 失敗／逾時處理
5.6 WhatsApp 自動提醒 活動／面試／跟進 · 範本 · 退訂 ▼
建議提醒類型
申請確認
未完成申請
報名確認
前 7 日
前 1 日
前 2 小時
地點交通
面試提醒
文件提交
取消更改
缺席跟進
活動後感謝
下一步
長時間未回覆
系統要求
- 管理員設定提醒時間
- 不同活動／團隊範本
- 取消後停止相關提醒
- 退訂後不發推廣
- 發送狀態／重試記錄
- 超 24h 須用已批範本
5.7 人工接管 WhatsApp 對話 指派 · 暫停自動 · 操作記錄 ▼
- 顧問查看完整對話
- 指派至團隊或顧問
- 並排顯示 CRM 資料
- 後台直接回覆 WhatsApp
- 接管後暫停自動回覆
- 完成後可恢復自動流程
- 記錄接管及回覆人員
Chapter 06
多團隊共用一個 WhatsApp
業務挑戰
多個保險團隊都想要自己嘅招募 QR Code，但公司只使用一個官方 WhatsApp 帳號。
Team A QR
Team B QR
Event QR
Recruiter QR
↓ 各自帶識別參數
單一官方 WhatsApp 帳號
↓ 自動執行
記來源
歸屬團隊
指派顧問
歡迎語
CRM
轉換追蹤
識別碼可對應
- 團隊／團隊主管編號
- 招募顧問編號
- 活動／渠道／廣告系列
QR 後台管理
- 建立／停用／編輯／有效期
- 下載 QR、設定活動／顧問
- 掃描 → 對話 → 申請 → 報名 → 入職漏斗
技術注意
WhatsApp 未必永久保留連結參數。方案包括：預設訊息識別、Click-to-WA 識別碼、Flows／按鈕、 首次對話寫入 CRM、防修改預設訊息、無法識別時備用分流。
Chapter 07
後台管理系統
儀表板
- 今日查詢／申請／報名
- 待跟進、即將活動
- 未處理人工對話
- 團隊表現、發送狀態
求職者管理
- 編輯資料、申請、對話
- 活動記錄、更新狀態
- 指派、備註、匯出
活動管理
- 活動、名額、名單
- 候補、出席狀態
- 取消更改、手動加入
訊息管理
- FAQ、歡迎、提醒
- WhatsApp 範本
- 團隊訊息、多語言
QR Code 管理
- 建立管理 QR
- 來源／團隊／活動
- 成效、下載報表
使用者及權限
- 建立使用者、角色
- 所屬團隊、資料權限
- 停用、登入操作記錄
Chapter 08
使用者角色及權限
系統管理員
全部資料、帳戶、活動、FAQ、訊息及系統設定
人力資源管理員
所有求職者、活動及招聘進度；未必改技術設定
招募主管
指定部門或多個團隊資料及表現
團隊主管
只限自己團隊嘅求職者、活動及顧問表現
招募顧問
只限獲分配畀自己嘅求職者及對話
報表使用者
只可查看指定報表，不能修改求職者資料
Chapter 09
系統整合需求
預計整合
WhatsApp Cloud API
活動 API
客戶後端
CRM 資料庫
身分登入
電郵
行事曆
報表／BI
可選整合
Microsoft Dynamics
Salesforce
Microsoft Teams
Outlook Calendar
Power BI
HR 招聘系統
SSO
短訊 SMS
實際整合須根據客戶現有架構及 API 文件確認。
Chapter 10
API 整合需求
客戶需提供
活動 API 文件及測試環境。
預計 API 能力
- 取得活動列表／詳情
- 查詢剩餘名額
- 提交／取消／更改報名
- 查詢報名狀態
- 更新參加者資料
- 更新出席狀態
技術要求
- 驗證方式、存取權限
- 資料格式、錯誤代碼
- 呼叫限制、逾時處理
- 重試機制、操作記錄
- 測試／正式環境
- 資料同步頻率
Chapter 11
報表需求
11.1 招募來源報表
- QR 掃描量
- 各渠道開始對話人數
- 申請完成率、活動報名率
- 最終入職率
11.2 團隊表現報表
- 新增求職者、完成申請
- 活動報名、出席率
- 面試率、入職率
11.3 活動報表
- 報名／剩餘／出席／缺席
- 取消、候補人數
- 報名至出席轉換率
11.4 WhatsApp 報表
- 新增對話、自動回覆
- 人工接管、首次回覆時間
- 發送成功／失敗率、退訂
- 常見查詢主題
Chapter 12
非功能性需求
12.1 效能
- 大量同時對話、高峰穩定
- API 合理時間內完成
- 後台快速載入
12.2 可用性
- 雲端、桌面及手機瀏覽器
- 系統監察、錯誤記錄
- 備份及恢復
12.3 擴充性
- 更多團隊／QR／活動
- 更多 WhatsApp 帳號／語言
- 客服、保單查詢用途
12.4 稽核記錄
- 建立／修改時間及人員
- 對話接管、訊息發送
- 報名、登入、匯出記錄
Chapter 13
資料安全及私隱
傳輸加密
資料庫加密
角色權限
雙重認證
密碼政策
存取記錄
保留政策
刪除機制
同意記錄
推廣退訂
環境分隔
安全更新
漏洞掃描
災難復原
須符合客戶企業資訊保安政策及相關個人資料保障要求。
Chapter 14
語言需求
繁體中文
English
可選 · 簡體中文
系統應根據求職者使用語言，自動或手動切換回覆語言。
Chapter 15
初步假設
有待客戶正式確認
- 只使用一個官方 WhatsApp 帳號；所有團隊共用
- 客戶提供活動 API、招聘 FAQ 及經批准內容
- 系統建立或整合 CRM；QR 識別團隊及來源
- 提醒透過 WhatsApp 發送
- 客戶提供私隱條款及同意內容
- 人工可登入後台接管對話
Chapter 16
待客戶確認事項
16.1 WhatsApp 帳號及技術 1–7
16.2 多團隊及 QR Code 8–15
16.3 自動問答 16–21
16.4 求職申請 22–28
16.5 CRM 29–36
16.6 活動 API 37–45
16.7 WhatsApp 提醒 46–52
16.8 報表 53–58
16.9 資訊保安 59–65
Chapter 17
建議分階段開發
Phase 01
核心功能
- 單一 WhatsApp + 多團隊 QR
- 歡迎訊息、FAQ
- 求職收集、基本 CRM
- 活動 API 查詢及報名
- WhatsApp 提醒、人工接管
- 基本報表
Phase 02
進階功能
- AI 招聘助理、自動評分
- 自動團隊分配、候補
- 面試安排
- Outlook／Teams 整合
- 進階分析、績效儀表板
- 自動化再跟進
Phase 03
企業級擴展
- 多 WhatsApp 帳號
- 多品牌／多業務部門
- HR 系統、Power BI
- 多語言招聘
- 客服及保單查詢
- AI 招聘分析及預測
Chapter 18
成功指標
平均首次回覆時間
自動回答成功率
求職申請完成率
活動報名率
活動出席率／未出席率
人工跟進所需時間
每 QR 帶來申請數
每團隊轉換率
查詢 → 面試轉換
面試 → 入職轉換
顧問人手節省時間
Chapter 19
項目交付成果
使用者需求文件
功能規格文件
系統流程圖 · WhatsApp 對話流程
CRM 資料結構 · QR 分流設計
API 整合規格 · 後台介面設計
系統開發 · 測試環境
使用者驗收測試 · 上線部署
使用者培訓 · 操作手冊
保養及技術支援安排
Chapter 20
需求確認及變更管理
本文件屬初步需求草稿
所有功能、整合、權限、訊息、報表及技術要求，須於項目正式開始前由雙方確認。
確認後嘅新增或修改，應走正式需求變更流程，並可能影響：
項目範圍
開發時間
報價
測試安排
上線日期